Latihan ISO Boleh Tuntut HRD Corp di Malaysia: Cara Tuntutan Berfungsi

Hampir setiap majikan Malaysia yang melatih kakitangan untuk pensijilan ISO yang akan datang bertanya soalan yang sama sebelum menempah kursus: bolehkah kami menuntut semula ini daripada HRD Corp? Jawapan sebenar bergantung kepada status pendaftaran dan levi syarikat anda sendiri, bukan kepada kursus itu sendiri, dan tiada penyedia latihan, termasuk AISO, boleh menjanjikan kelulusan bagi pihak anda. Panduan ini menerangkan cara levi sebenarnya berfungsi, skim yang terpakai kepada kursus kesedaran ISO, juruaudit dalaman, dan juruaudit ketua, aliran permohonan dan masa yang perlu diikuti, serta dokumen dan sebab penolakan biasa yang menyebabkan syarikat tersasar.

Siapa membayar levi dan siapa boleh menuntut

Levi Perbadanan Sumber Manusia (HRD Corp) ialah caruman bulanan yang dibayar oleh majikan yang berdaftar di bawah Akta Pembangunan Sumber Manusia Berhad. Pendaftaran adalah mandatori bagi kategori majikan tertentu, secara umumnya berdasarkan sektor dan bilangan kakitangan, dan sukarela bagi yang lain yang memilih untuk mendaftar. Setelah berdaftar dan membayar levi, majikan mengumpul baki levi yang boleh digunakan untuk membiayai latihan yang diluluskan bagi kakitangan sendiri. Tuntutan dibuat oleh majikan, bukan pekerja, dan majikan mesti merupakan pendaftar HRD Corp aktif dengan baki levi yang mencukupi pada masa tuntutan dibuat. Syarikat yang tidak pernah berdaftar, telah membatalkan pendaftaran, atau mempunyai kategori pekerja yang tidak diliputi oleh pendaftarannya tidak boleh menuntut, tidak kira betapa relevan latihan tersebut.

Skim yang terpakai kepada latihan ISO

HRD Corp menjalankan beberapa skim tuntutan, dan kursus kesedaran ISO, juruaudit dalaman, dan juruaudit ketua biasanya termasuk di bawah skim SBL-Khas (Skim Bantuan Latihan Khas) atau skim SBL standard, bergantung kepada baki levi majikan dan cara latihan diatur.

Di bawah SBL, majikan membayar penyedia latihan terlebih dahulu dan menuntut bayaran balik daripada baki levi mereka selepas itu. Di bawah SBL-Khas, HRD Corp membayar penyedia latihan yang diluluskan secara terus, dan majikan tidak perlu membayar di muka, yang penting bagi syarikat kecil menguruskan aliran tunai sekitar projek pensijilan. Skim mana yang terpakai, dan sama ada SBL-Khas tersedia untuk sesuatu kursus, bergantung kepada peraturan skim semasa HRD Corp dan akaun majikan sendiri, jadi ini sentiasa disahkan pada masa permohonan berbanding diandaikan daripada risalah kursus.

Aliran dan masa permohonan geran

Peraturan paling penting dalam keseluruhan proses ini: mohon kelulusan sebelum latihan dijalankan. Tuntutan HRD Corp tidak retroaktif. Kursus yang telah pun disampaikan biasanya tidak boleh dituntut selepas fakta, tidak kira betapa jelas ia layak di atas kertas. Aliran umum adalah:

1. Sahkan kelayakan. Semak status pendaftaran HRD Corp majikan dan baki levi semasa sebelum mengesahkan tarikh kursus.
2. Hantar permohonan. Majikan (atau penyedia latihan bagi pihak majikan, jika dibenarkan) menghantar butiran program latihan, maklumat penyedia, dan kos melalui sistem e-TRiS HRD Corp.
3. Tunggu kelulusan. HRD Corp menyemak permohonan berdasarkan peraturan skim dan baki levi majikan, serta mengeluarkan kelulusan atau penolakan berserta sebab.
4. Sampaikan latihan. Latihan hanya diteruskan sebagai program yang diluluskan dan boleh dituntut sebaik sahaja kelulusan dikeluarkan, bukan sebelumnya.
5. Hantar tuntutan. Selepas latihan selesai, majikan menghantar rekod kehadiran, invois, dan bukti penyempurnaan untuk memuktamadkan tuntutan dan bayaran balik (bagi SBL) atau menutup susunan pembayaran terus (bagi SBL-Khas).

Masa penting kerana pemprosesan e-TRiS tidak segera. Syarikat yang menghantar permohonan seminggu sebelum kursus yang dijadualkan berisiko menjalankan latihan tanpa kelulusan, yang secara amnya bermakna ia menjadi tidak boleh dituntut tidak kira betapa berjasanya kursus itu.

Dokumen yang diperlukan

Permohonan dan tuntutan HRD Corp yang biasa memerlukan:

• Butiran pendaftaran dan akaun levi HRD Corp semasa bagi majikan.
• Garis besar program latihan, termasuk tempoh, objektif pembelajaran, dan kelayakan jurulatih.
• Sebut harga atau invois daripada penyedia latihan.
• Senarai kehadiran dan, selepas selesai, sijil atau bukti penyempurnaan.
• Bagi tuntutan SBL, bukti pembayaran kepada penyedia latihan sebelum bayaran balik dipohon.

Dokumentasi yang hilang atau tidak lengkap adalah salah satu sebab paling biasa permohonan yang sebenarnya layak tersekat atau dikembalikan untuk pembetulan.

Sebab penolakan biasa

• Permohonan dihantar selepas latihan sudah bermula atau selesai. Ini adalah sebab penolakan paling kerap dan boleh dielakkan sepenuhnya dengan perancangan lebih awal.
• Baki levi tidak mencukupi pada masa tuntutan dibuat, terutamanya bagi syarikat yang telah banyak menggunakan levi untuk latihan lain awal tahun itu.
• Pendaftaran majikan luput atau belum aktif semasa permohonan dihantar.
• Kandungan kursus atau penyedia tidak sepadan dengan apa yang diisytiharkan dalam permohonan asal, contohnya jurulatih berbeza atau program yang dipendekkan disampaikan pada hari tersebut.
• Dokumen sokongan tidak lengkap, terutamanya rekod kehadiran yang hilang atau invois yang tidak sepadan dengan sebut harga yang diluluskan.

Bagaimana AISO menyusun kursus

AISO menyusun kursus kesedaran ISO, juruaudit dalaman, dan juruaudit ketua kami dengan keperluan HRD Corp diambil kira sejak awal: objektif pembelajaran yang jelas, kelayakan jurulatih yang didokumenkan, dan garis besar program yang dibina bersesuaian dengan apa yang dijangkakan permohonan e-TRiS. Kami sahkan bersama setiap klien, sebelum sebarang tempahan dimuktamadkan, sama ada status pendaftaran dan levi HRD Corp mereka menyokong tuntutan bagi kursus dan skim tertentu itu, dan kami membantu menyediakan dokumentasi permohonan. Apa yang kami tidak lakukan ialah menjanjikan kelulusan, kerana kelulusan terletak pada HRD Corp dan bergantung kepada fakta tentang akaun syarikat anda sendiri yang tidak kami kawal.

Soalan Lazim

Adakah latihan ISO automatik boleh dituntut HRD Corp? Tidak. Kebolehtuntutan bergantung kepada status pendaftaran majikan, baki levi, dan permohonan yang dihantar serta diluluskan, bukan kepada subjek kursus semata-mata. Malah latihan ISO yang sangat relevan tidak boleh dituntut jika dipohon selepas fakta.

Bolehkah kami tetap menjalankan latihan jika HRD Corp tidak meluluskan tuntutan? Ya. Latihan boleh diteruskan tanpa mengira status tuntutan; hanya susunan bayaran balik atau pembayaran terus yang bergantung kepada kelulusan. Banyak syarikat meneruskan latihan atas belanjawan sendiri apabila tuntutan ditolak atau tidak dipohon.

Berapa awal kami perlu memohon? Seawal tarikh kursus anda disahkan. Kerana pemprosesan e-TRiS mengambil masa dan kelulusan mesti wujud sebelum latihan bermula, memohon hanya beberapa hari sebelum membawa risiko sebenar latihan itu menjadi tidak diluluskan dan oleh itu tidak boleh dituntut.

Adakah AISO menghantar permohonan HRD Corp bagi pihak kami? Kami membantu menyediakan dokumentasi dan mengesahkan kelayakan skim bersama anda, dan bergantung kepada susunan boleh menyokong penghantaran, tetapi akaun HRD Corp majikan dan tanggungjawab penghantaran akhir kekal pada syarikat anda.

Langkah seterusnya

Jika anda merancang latihan kesedaran ISO, juruaudit dalaman, atau juruaudit ketua dan mahu tahu sama ada ia berkemungkinan boleh dituntut HRD Corp sebelum mengesahkan tarikh, tempah rundingan percuma dan kami akan menyemak status levi anda serta skim yang terpakai. Lihat halaman latihan ISO kami untuk format dan bahasa kursus.